سیستم ردیابی متقاضی (ATS)، یک نرم افزار کاربردی است که رسیدگی الکترونیکی به نیازهای استخدامی و تامین نیروی انسانی را امکان پذیر می کند. نرم افزارATS  را می توان در سطوح سازمانی یا کسب و کارهای کوچک بسته به نیاز سازمان، پیاده سازی کرد یا به صورت آنلاین به آن دسترسی داشت. نرم افزار رایگان و منبع باز ATS نیز موجود است. این مقاله یک خلاصه راهنما برای شما در نحوه ایجاد یک رزومه سازگار با نرم افزار ATS است.

سیستم ردیابی متقاضی(ATS) چیست؟

ATS یا سیستم ردیابی متقاضی، نرم افزاری است که کل فرآیند استخدام و تامین نیروی انسانی شما را از ارسال شغل آنلاین گرفته تا ارائه پیشنهاد شغلی، مدیریت می کند. یک سیستم ردیابی متقاضی، تمام فعالیت‌هایی را که در بخش استخدام انجام می‌شود، پیگیری می‌کند. این نرم افزار به شما کمک می کند تا مدیریت داوطلبان شغلی را سرعت بخشید و زمان انجام فرآیند استخدام را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

98 درصد از *شرکت های Fortune 500 و حداقل 66 درصد از شرکت های بزرگ برنامه سیستم ردیابی متقاضی استفاده می کنند. نرخ پذیرش این برنامه برای شرکت های کوچک کمتر است، اما این نرخ به سرعت در حال رشد است. سال گذشته تخمین زده شد که 35 درصد از شرکت های کوچک از نرم افزارATS  استفاده می کنند. به خاطر داشته باشید که شما در حین استفاده از این برنامه با آژانس های استعدادیابی نیز رقابت می کنید.

(*Fortune 500  : فهرستی از ۵۰۰ شرکت بین‌المللی فعال در صنایع مختلف می‌باشد، که به صورت سالیانه توسط مجله فرچون رتبه‌بندی و منتشر می‌شود.)

چرا شرکت ها، نرم افزار ATS را انتخاب می کنند؟

امروزه رقابت استعدادیابی سخت تر از همیشه شده است، و یافتن استعداد مناسب برای استخدام‌کنندگان هرگز سخت‌تر از این نبوده است. در مواقع این چنینی از مدیران استخدام خواسته می شود تا با راه‌حلی سازگار شوند که کل فرآیند استخدام را به طور کامل ساده‌سازی می کند. سیستم ردیابی متقاضی (ATS)، یک راه حل نرم افزاری است که به استعدادیابی، ارزیابی پتانسیل ها ، پیگیری فرآیندهای مصاحبه، ارزیابی عملکرد، ارائه پیشنهادات و استخدام کمک می کند. این برنامه همه این کارها را با مجموعه ای مناسب از بینش و تجزیه و تحلیل گزارشی انجام می دهد. 

سیستم های ردیابی متقاضی (ATS) چگونه کار می کنند؟

در این مرحله، احتمالاً از نحوه کار یک سیستم ردیابی متقاضی و اینکه چگونه می‌تواند همه این شاهکارهای قابل توجه را به انجام برساند، تعجب می‌کنید . برای پاسخ به این سوال باید گفت که یک سیستم ردیابی متقاضی فرآیند استخدام را با، کمک به استخدام‌ کنندگان در ایجاد آگهی‌های شغلی ، انتشار آن‌ها در وب‌سایت‌های شرکت و هیئت‌های شغلی، غربالگری متقاضیان، ردیابی وضعیت آنها، ذخیره اطلاعات آنها و ساده‌سازی مراحل نهایی فرآیند استخدام در زمان ارائه پیشنهاد، ساده‌ می‌کند. 

نرم افزار ATS به طور خودکار هر درخواست شغلی ارسال شده به شرکت را اسکن و پردازش می کند و سپس درخواست هایی را که با الزامات شرکت مطابقت ندارند، رد صلاحیت می کند. چنین الزاماتی معمولاً شامل مهارت های فنی مرتبط با شغل، گواهینامه ها و تجربه کاری است.

سیستم های ردیابی متقضی چند وجهی هستند و ویژگی های زیادی دارند که ممکن است بسته به برند نرم افزاری که روی آن سرمایه گذاری کرده اید متفاوت باشد. برخی از مارک ها نسبت به بقیه معتبرتر هستند و ویژگی های بهتر و پیشرفته تری دارند. با این حال، برندهای برتر معمولاً چندین ویژگی کلی کارآمد برای استخدام را به صورت مشترک دارند که برخی از آنها عبارتند از:

• منبع یابی کاندیدا
• ذخیره سازی رزومه
• تجزیه و تحلیل رزومه
• فیلترها
• جستجوی کلمات کلیدی
• ارتباط با متقاضی
• توزیع آگهی استخدام
• سفارشی سازی خودکار ایمیل
• داده ها و تجزیه و تحلیل ها
• نامه های پیشنهاد شغل
• برنامه ریزی مصاحبه
• مصاحبه ویدیویی
• همسوسازی کارکنان تازه وارد در شرکت (این همسوسازی یعنی فرآیند تطبیق افراد تازه وارد با روند فعالیت شرکت و همچنین فرهنگ سازمانی آن )

چه رزومه ای برای برنامه ATS مناسب است؟

یک رزومه سازگار با ATS، به صراحت برای دریافت تاییدیه مثبت از سیستم ردیابی متقاضیان یک شرکت طراحی شده است.

با استفاده از یک قالب رزومه ای که به راحتی قابل خواندن است و حذف مواردی مانند جداول یا تصاویر، و همچنین استفاده از کلمات کلیدی مربوط به شغل، می توانید رزومه خود را برای نرم افزار های ATS جذاب تر کنید.

اگر رزومه خود را با در نظر گرفتن نرم افزار ATS ایجاد کنید، درخواست شما شانس بیشتری برای رسیدن به دست  یک مدیر استخدام واقعی خواهد داشت که این یعنی یک قدم به مصاحبه شغلی نزدیکتر می شوید.

مهارت های شروع به کار یعنی جستجوی شغل، نوشتن رزومه و مصاحبه

این مهارت های شروع به کار را کسب کنید تا شغل رویایی خود را بدست آورید و با گام های درست کار خود را شروع کنید

چگونه یک رزومه سازگار با نرم افزار ATS بنویسیم؟

بسیاری از شرکت‌ها از غربالگری رزومه برای حذف متقاضیان استفاده می‌کنند که ممکن است در شرایط رقابتی امروزی استخدام برای شغل مناسب نباشند. سیستم های ردیابی متقاضی (ATS) برنامه های نرم افزاری هستند که محتوای رزومه را اسکن می کنند و از الگوریتمی برای جستجوی کلمات کلیدی استفاده می کنند.

کلمات کلیدی به دنبال مهارت های خاص، تحصیلات، تجربه کاری قبلی و حتی کارفرمایان سابق هستند. فیلتر ATS که از سر گرفته می شود به دور بعدی فرآیند استخدام می رود. این نرم افزارها اطلاعات متقاضی را ردیابی می کنند و به شرکت ها روشی آسان برای مدیریت داده ها و ایجاد نظم بیشتر در طول فرآیند استخدام ارائه می دهند.

در ادامه نحوه ایجاد گام به گام یک رزومه سازگار با ATS آورده شده است:

• اولین نکته: فقط به یک پیشنهاد شغلی خاص پاسخ دهید.

وقت خود را با درخواست برای مشاغلی که با تحصیلات و مشخصات شما مرتبط نیستند تلف نکنید. شما باید شرح شغل را به عنوان معیاری برای مدارک درخواست خود در نظر بگیرید. شما نمی‌دانید که استخدام‌کننده چگونه سیستم را راه‌اندازی کرده است، اما می‌توانید بر اساس آنچه در آگهی مشخص کرده است حدس‌های آگاهانه ای بزنید.

• رزومه خود را تطبیق دهید

تطبیق رزومه با پیشنهاد شغلی بسیار مهم است. این بهترین کاری است که می توانید برای دعوت شدن به مصاحبه انجام دهید. اگر یک رزومه عمومی ارسال کنید که ربطی به خود پیشنهاد شغلی نداشته باشد، شانس موفقیت شما نزدیک به صفر است.

• نوع فایل مناسب را انتخاب کنید

تنها دو رقیب واقعی در بحث بزرگ نوع فایل رزومه وجود دارد : Docx در مقابل pdf . در حالی که فایل‌های PDF به بهترین شکل ممکن قالب شما را دست نخورده نگه می‌دارند، قالب   docx  دقیق‌ترین شکلی است که توسط نرم افزارهای ATS تجزیه می‌شود.

بنابراین اگر می خواهید ازسد برنامه ATS  عبور کنید، از یک فایل docx استفاده کنید. اما دستورالعمل‌ها را نیز دنبال کنید (اگر فهرست، درخواست نوع فایل خاصی را دارد، همان را به آنها بدهید!) و کلمه ارسال را برای این موضوع در نظر بگیرید (اگر کلمه ارسال می‌گوید PDF مشکلی ندارد، پس اشکالی ندارد).

و اگر می‌خواهید از یک رزومه‌ساز آنلاین استفاده کنید، ابتدا بررسی کنید که خروجی آن چه نوع فایلی است . این هشدار را در نظر داشته باشید که برخی از رزومه‌سازان آنلاین رزومه شما را به صورت تصویر تولید می‌کنند (برای مثال قالب jpg. یا.png)

نکته تخصصی: اگر مایکروسافت ورد یا برنامه دیگری ندارید که بتواند رزومه شما را به .docx یا pdf. تبدیل کند، می توانید از Google Docs برای ایجاد رزومه خود استفاده کنید و سپس آن را در هر قالبی دانلود کنید.

• اسکن رزومه خود را توسط روبات ها و انسان ها آسان کنید

علاوه بر اطمینان از اینکه رزومه شما دارای محتوای مناسب برای سیستم ردیابی متقاضی است، همچنین شما باید مطمئن شوید که نرم افزارATS  می تواند آن اطلاعات را درک کرده و آن را به صورت خوانا به فرد طرف مقابل تحویل دهد.

خوشبختانه، قالب‌بندی رزومه مناسب ATS بسیار شبیه قالب‌بندی رزومه مناسب برای یک فرد استخدام‌کننده است. همانند یک انسان، برنامهATS  از چپ به راست و از بالا به پایین می خواند، بنابراین به عنوان قالب رزومه خود این نکته را در نظر داشته باشید. به عنوان مثال، نام و اطلاعات تماس شما باید همه در بالا باشد، و سابقه کاری شما باید با آخرین موقعیت شغلی یا موقعیت شغلی ِفعلی شما شروع شود. لطفاً منبع زیر را برای الگوهای رایگان رزومه سازگار با نرم افزار ATS بررسی کنید.

آیا می توانم به رزومه خود گرافیک اضافه کنم؟

«رزومه‌های خلاقانه» حجم زیادی از فضا را اشغال می‌کنند، به روش درست عنوان‌بندی نمی‌شوند، مرور کردن رزومه را برای استخدام‌کنندگان سخت می‌کنند و با نرم‌افزار غربالگری رزومه قابل خواندن نیستند و برای شما احتمال از دست رفتن مصاحبه را به همراه دارند. از گرافیک در رزومه خود استفاده نکنید. آن را ساده نگه دارید

از فونت های قابل خواندن برای نرم افزارATS  استفاده کنید.

فونت های ساده و حرفه ای را برای رزومه خود انتخاب کنید. بهترین فونت های رزومه فونت هایی هستند که برای انسان ها و ماشین ها به طور یکسان قابل خواندن هستند. 10 فونت سازگار با برنامه ATS همیشه انتخاب مطمئن و خوبی برای هر رزومه ای خواهد بود:

1. Times New Roman
2. Tahoma
3. Verdana
4. Arial
5. Helvetica
6. Calibri
7. Georgia
8. Cambria
9. Gill Sans
10. Garamond

قالب بندی های خیلی فانتزی را وارد نکنید

اکثر  برنامه هایATS به منظور اسکن رزومه شما برای کلمات کلیدی مرتبط،مدارک شما را به یک فایل متنی تبدیل می کنند. بنابراین در بهترین حالت، هرگونه قالب بندی فانتزی از بین خواهد رفت. در بدترین حالت، ATS  نمی‌تواند اطلاعات مهم را بیرون بکشد. پس بنابراین ممکن است هرگز کسی به طرح‌های عالی شما توجه نکند یا در مورد تجربه و مهارت‌هایی که شما را برای این کار واجد شرایط می‌کند، نخواند.

• هنگام طراحی رزومه برای پشت سر گذاشتن برنامه ATS از این عناصر اجتناب کنید :
• جداول
• جعبه های متن
• لوگوها
• تصاویر: در ایالات متحده، رزومه شما هرگز نباید شامل عکس شما باشد.
• گرافیک، نمودار یا سایر تصاویر
• ستون‌ها: از آنجایی که برنامه های ATS برای خواندن از چپ به راست برنامه‌ریزی شده‌اند، برخی از آنها ستون‌ها را به‌جای خواندن ستون‌ها از بالا به پایین و سپس شروع ستون دوم از بالا، مستقیماً در عرض می‌خوانند.
• سرصفحه ها و پاورقی ها: اطلاعات موجود در بالای صفحه و پاورقی گاهی اوقات توسط ATS به طور کامل حذف می شود. مطمئن شوید که تمام متن در بدنه فایل شما قرار دارد.
• استفاده از عناوین غیر متداول: به برچسب‌های معمولی مانند «آموزش»، «تجربه کاری» و «مهارت‌های فنی» پایبند باشید، تا ATS بداند چگونه اطلاعات شما را مرتب کند. اینجا جایی برای ارائه خلاقیت با جمله ای مانند "جایی که من تأثیر گذاشته ام" نیست.
• هایپرلینک در کلمات مهم: برخی از سیستم ها فقط URL را نمایش می دهند و کلماتی را که از آنها پیوند داده اید حذف می کنند، بنابراین از هیچ چیز مهمی (مثل عنوان شغل یا موفقیت خود) پیوند ندهید. در عوض، خود URL را جای‌گذاری کنید یا از کلمه‌ای مانند «وب‌سایت» یا «پورتفولیو» لینک بگیرید.
• فونت های کمتر رایج: از فونت های جهانی مانند Arial، Helvetica، Times New Roman، Garamond، Georgia یا Cambria استفاده کنید. از به کارگیری فونت‌هایی که باید دانلود شوند، اجتناب کنید، زیرا ATS ممکن است در تجزیه آنها با مشکل مواجه شود.
• عناصری که می توانید بدون اشکال در کار برنامه ATS از آنها استفاده کنید :
• پررنگ کردن کلمات (Bold)
• حروف کج  (Italics)
• زیرخط (Underline): به استفاده از زیرخط ها در سرفصل‌ها و URL‌ها پایبند باشید. به طور کلی، افراد آموزش دیده اند تا هر خط زیری را در جملات به عنوان پیوند ببینند.
• رنگ‌ها: فقط بدانید که ATS تمام متن‌ها را به یک رنگ برمی‌گرداند، بنابراین مطمئن شوید که انتخاب رنگ شما برای درک متن رزومه شما موضوع مهمی نیست.
• نقطه ها: نقطه های بخش بندی جزء مهمی از هر رزومه هستند، اما به شکل دایره یا مربع استاندارد پایبند باشید. هر چیز دیگری ممکن است به هم ریخته شود.
• بخش های رزومه خود را به روشی قابل درک برچسب گذاری کنید.
• از کلمات کلیدی برای بررسی رزومه در ATS استفاده کنید.

استفاده از کلمات کلیدی رزومه مناسب ضروری است. رزومه ATS باید از الگوی تعیین شده در پیشنهاد شغلی پیروی کند. بنابراین به جمله بندی خوب دقت کنید و رزومه خود را در تقلید از زبان آگهی استخدام بنویسید. به عنوان مثال، اگر کارفرما به دنبال یک بازیکن برای تیم است، خود را به عنوان یک بازیکن معرفی کنید.اگر مهارت های خود در کار تیمی را به عنوان "مشارکت" توصیف کنید و کلمه کلیدی "بازیکن تیم" را از دست بدهید، آزمون رزومه ATS نیز آن را رد خواهد کرد.

کلمات کلیدی مخصوصِ موقعیت شغلی مورد نظر، کلمات کلیدی صنعت را در رزومه درج کنید و کلمات کلیدی رزومه خود را در محل صحیح قرار دهید. از املا، اعداد و اختصارات به درستی استفاده کنید.

مهارت های مناسب را برای موقعیت شغلی انتخاب کنید.

قرار دادن مهارت های مناسب در رزومه به ATS نشان می دهد که شما مستحق نمره بالایی در داوطلب شدن برای آن موقعیت شغلی هستید. به‌علاوه، اگر رزومه شما از اسکن ATS گذشته باشد، استخدام‌کننده پی می برد که شما برای انجام این شغل، کاملاً واجد شرایط هستید. باز هم می‌توانید از کلمات مترادف‌ (همکاری یا کار گروهی) استفاده کنید، اما سعی کنید حداقل یک بار عبارت اصلی را وارد کنید تا مطمئن شوید.

هنگام بهینه سازی رزومه خود برای نرم افزار  ATS، استخدام کننده را در پس ذهن خود داشته باشید.

هنگامی که روی بهینه سازی رزومه خود برای اسکن ATS تمرکز می کنید، به راحتی فراموش می کنید که همه این کارها را انجام می دهید تا یک انسان فرصتی برای خواندن آن داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که نمایه رزومه شما و تمام بخش های دیگر به خوبی خوانده شده و با دستاوردهایی که در رزومه خود قرار داده اید، استخدام کننده را تحت تاثیر قرار می دهید.

رزومه شما باید به خوبی خوانده شود، اما باید آزمون ATS رزومه را نیز بگذراند. بنابراین، به یاد داشته باشید که کلمات کلیدی مناسب و عبارات متمرکز بر روی حوزه های مشخص شده در آگهی شغلی را درج کنید. اجازه دهید پیشنهاد شغلی به عنوان معیاری برای رزومه شما باشد. و از اضافه کردن عناصر اضافی مانند جداول یا پاورقی اجتناب کنیدچرا که نرم افزارهای ATS آنها را دوست ندارند.

سعی نکنید ATS را فریب دهید

Owens می گوید که نرم افزارهایATS  مشکلات جدیدی را با متقاضیانی که در تلاش برای تقلب در سیستم هستند ایجاد کرده است. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که با چسباندن کلمات کلیدی به رنگ سفید، چسباندن شرح کامل شغل به رنگ سفید، تکرار هر چه بیشتر کلمات کلیدی، یا اضافه کردن بخشی با عنوان "کلمات کلیدی" که در آن کلمات مختلفی را از شرح شغل خود حذف می کنید، به توصیه هایی درباره چگونگی اصلاح رزومه خود برای فریب دادن سیستم ردیابی متقاضی رسیده باشید.

افراد دارای مهارت در این زمینه

در صورتی که در این زمینه تخصص یا مهارتی دارید، پس از ثبت نام در سایت و تکمیل فرم مشخصات شخصی ، پروفایل خود را به لیست زیر اضافه نمایید .