دفترهای کاری کوچک باید از میان برداشته شوند. محل کار باید جایی سحرآمیز باشد.

12 اردیبهشت 1401 | مهندس نسیم طاهری

سال 2020 برای سرمایه‌گذاران و صاحبان دفترهای کاری، سال پرفراز و نشیبی بود زیرا مکان‌های کاری به طرز بی‌سابقه‌ای به مدت چند ماه خالی ماندند. با این که دورکاری برای بسیاری از دانش‌ورزان چالش‌برانگیز است، در یک تحقیق اخیر 72 درصد از شرکت‌کنندگان اعلام کردند که از دورکاری خوششان می‌آید. بسیاری از کارمندان فکر می‌کنند که بهتر است دفترهای کاری از میان برداشته شوند. در عین حال، در سال 2020 اجاره‌بهای املاک تقریباً به میزان 95٪ حالت عادی پرداخت شد و میزان عدم پرداخت اجاره‌ به مدت بیش از 30 روز، کمتر از 3 درصد بود. این اعداد و ارقام منطقی به نظر می‌رسند: شرکت‌های سرمایه‌گذاری رسمی در زمینه املاک در مقایسه با دوران قبل از کرونا، 20 درصد از بیشینه ارزش غیراهرمی خود را از دست دادند.

به دلیل استفاده انبوه از تکنولوژی‌های مساعدتی، دورکاری غیرمنتظره کارمندان از حد انتظار فراتر رفت. این امر برای آینده نیز پیامدهایی دارد زیرا گزینه‌های جدیدی را برای میزان انعطاف‌پذیری کارمندان در انتخاب محل و نحوه کارشان به وجود آورد. در حقیقت، بیش از نیمی از کارمندان اعلام کردند که ترجیح می‌دهند سازمان‌شان مدل‌های انعطاف‌پذیرتری را به کار گیرد. البته به دلیل تداوم فرسودگی و انزوای کارمندان، دورکاری به طور چشمگیری موفقیت‌آمیز نبوده است. در یک تحقیق بین‌المللی اخیر که توسط مجله هاروارد بیزنس ریویو انجام شد، 56 درصد از کارمندان اعلام کردند که تقاضاهای شغلی افزایش یافته است. تجربه دورکاری به برخی از افراد بیشتر از سایرین کمک کرده است.
ساکنان با در نظر گرفتن تجربه سال گذشته تلاش می‌کنند بهترین جنبه‌های راه و روش قدیمی کسب‌وکار را با بهترین چیزهایی که در طول دوران کرونا آموخته‌اند، ادغام کنند. در ذهن ساکنان دفاتر اداری پرسش‌های بسیاری در جریان است؛ این که در وضعیت جدید چگونه کار کنند، درباره استعداد چه نظری داشته باشند، محل کار باید چه نقشی داشته باشد و شرکت‌های معامله املاک چه نیازهایی دارند.
علی‌رغم تجربه دورکاری به مدت بیش از یک سال، اکثر سازمان‌ها عقیده دارند که حضور فیزیکی کارکنان به طور منظم بسیار حیاتی است. به عنوان مثال، تحقیق اخیر شرکت مایکروسافت بر روی 122 میلیارد ایمیل و 2.3 میلیارد تعامل حضوری نشان می‌دهد که با این که در طول دورکاری تعداد آن‌ها در میان تیم‌های مستقیم کارمندان و شبکه‌های نزدیک افزایش یافته‌ است، تعامل با شبکه‌های ثانویه در حال کاهش است. ممکن است دیگر نوآوری و تبادل خلاقیت در میان کارکنان اتفاق نیفتد. همان‌طور که شواهد نشان می‌دهد فضای حضوری همچنان موردنیاز است، برخی از شرکت‌هایی که گزینه دورکاری دائمی را اضافه کرده‌اند، در عین حال مشغول امضا کردن قراردادهای بزرگ اجاره دفتر یا ساختن ساختمان‌های جدید هستند.
در آینده ترکیبی از این دو روش اجرا خواهد شد ولی نسبت دورکاری به کار کردن در محل کار هنوز مشخص نشده است. این امر بسیاری از افراد را به تمرکز بر موقعیت‌های مهم تعامل حضوری و فردی برای همکاری، پیوند، ایجاد حس تعلق به جامعه و غیره سوق داده است. سرمایه‌گذاران دفاتر کاری مشتاق هستند که از این موقعیت‌ها و فراوانی رخ دادن آن‌ها (روزانه، هفتگی، ماهانه) آگاه شوند تا میزان نیاز مستأجران دفاتر اداری و طرح‌ها و پیکربندی‌هایی که این نوع تراکنش‌های موردنیاز مستأجران را ترویج می‌دهند، شناسایی کنند.

بیشتر فضاهای اداری کنونی نیازهای مستأجران و کارکنان  در این مدل کار ترکیبی جدید را برآورده نمی‌کنند. میزان عرضه فضاهای کاری بیش از اندازه خواهد بود ولی دفاتری که برای مدل کار ترکیبی آینده ساخته شده‌اند، کمیاب هستند. 

فضاها، طرح‌ها، تجربه‌ها، امکانات، اجاره‌ها، گزینه‌های خوراکی و نوشیدنی و امثال آن‌ها باید مورد تجدیدنظر قرار گیرند. از دیدگاه ما، مالکان و متصدیان باید از پنج نظر خود را سازگار کنند.
بیشتر فضاهای اداری کنونی نیازهای مستأجران و کارکنان را در این دنیای ترکیبی جدید برآورده نمی‌کنند. میزان عرضه فضاهای کاری بیش از اندازه خواهد بود ولی دفاتری که برای مدل کار ترکیبی آینده ساخته شده‌اند، کمیاب هستند.

در رسیدن به راه‌حل شراکت داشته باشید و به دشمنی که در حال مذاکره است تبدیل نشوید
بیشتر مستأجران هنوز نمی‌دانند چگونه مدل کار ترکیبی را هدایت کنند. بسیاری از آن‌ها ریسک می‌کنند و به اجرای مدلی ترکیبی می‌پردازند که در آن نه از مزایای حضور فیزیکی همه کارکنان بهره می‌برند و نه از انعطاف‌پذیری کامل مدل کاری سود می‌کنند. مستأجران نیاز دارند که مالکان و متصدیان به جای این که مانند یک دشمن در آن سوی میز مذاکره بنشینند، راه‌حلی به آن‌ها ارائه دهند. مالکان و متصدیان باید رویکرد خود را در رابطه با اجاره ملک تغییر دهند و بیشتر یار و مشاور مستأجران باشند. ماکلان و متصدیان پیشگام در این مسیر گام برداشته‌اند؛ به عنوان مثال، بسیاری از آن‌ها تکنولوژی‌های حسگر یا آنالیزهایی را در نظر گرفته‌اند که با استفاده از داده‌های موجود در یک کارت، میزان حضور فیزیکی و استفاده از فضا را برای مستأجران خود اندازه‌گیری می‌کنند.
پیشگام‌ترین مالکان و متصدیان از این نیز فراتر می‌روند و ابزارهایی را می‌سازند (یا با شرکت‌های دیجیتال برای ساختن آن‌ها مشارکت می‌کنند) که به طور مستقیم نیازهای مستأجران به فضای فیزیکی را هدف قرار می‌دهند؛ به عنوان مثال، درک الگوهای استفاده از میزهای کار و اتاق‌های کنفرانس. هدف آن‌ها ارزش‌بخشی بی‌نظیر به ملک خود است، به طوری که از «چهار دیواری» صرف فراتر رود و به راه‌حلی تبدیل شود که تجربه‌های بی‌دردسری برای کارمندان فراهم کند، عوامل مربوط به فضای کاری را اندازه بگیرد و درباره اتفاقاتی که در آن فاضاها رخ می‌دهد، اطلاعاتی در اختیار مستأجران قرار دهد. این مالکان و متصدیان تجربه‌ای مبتنی بر امکانات دیجیتالی  در دفاتر به مستأجران خود ارائه می‌دهند که رابطه مالک و مستأجر و عوامل تاثیرگذار بر تصمیم‌گیری درباره اجاره و تمدید قرارداد اجاره را به طور بنیادین متحول می‌کند.

محل کار را به فضایی سحرآمیز تبدیل کنید
ساکنان به طور فزاینده‌ای تمایل دارند محل کار را به فضایی هیجان‌انگیز تبدیل کنند زیرا می‌دانند گزینه دیگر کارمندان (یعنی کار کردن از منزل) از آن چیزی که تصور کرده بودند، بهتر بوده است. کارکنان باید دلیلی برای بلند شدن، لباس پوشیدن و پیمودن مسافتی برای رسیدن به محل کار داشته باشند. فضای کاری باید برای برآورده کردن اهداف کار ترکیبی ساخته شده باشد. محیط عرضه خوراکی و نوشیدنی باید شامل رستوران‌ها، استراحتگاه‌ها، کافه‌تریاها و آبدارخانه‌هایی باشد که همگی به صورت دیجیتالی قابل دسترس باشند. تجربه روز کاری دیجیتالی‌تر خواهد شد: سفارش دادن غذا و خدمات نگهبانان، نشان دادن پیروی خود از پروتکل‌های امنیتی و بهداشتی ساختمان، رزرو اتاق‌ها و فضاهای کاری و غیره باید به سادگی لمس صفحه گوشی‌های همراه باشد.  ولی نیاز به تجربه دیجیتال تنها به استفاده از اپلیکیشن‌هایی برای برقراری رابطه بین مالکان و متصدیان با کاربران فضاهای کاری ختم نمی‌شود؛ بلکه برای ایجاد این تجربه باید خدمات و تجربه‌هایی ارائه شود که به صورت زمینه‌ای و از طریق لایه دیجیتال دفاتر در محل کار تعبیه شده باشند.
دفترهای کاری کوچک باید از میان برداشته شوند. به طور سنتی70 درصد از فضای کاری به میزها و دفترها تخصیص داده می‌شد ولی این امر باید به طور اساسی به چالش کشیده شود. کارکنان تنها در صورتی به محل کار برمی‌گردند که فضای کاری ایمن و راحت باشد، جابه‌جایی در آن ساده باشد، همکاری را ترغیب کند و شگفتی همگان را برانگیزد. دفاتر کاری جدید بسته به ماهیت شغل شامل فضاهای هوشمند برای کنفرانس، محیط‌های همکاری و استراحتگاه‌هایی می‌شوند (از بین سایر مدل‌ها) که الهام‌بخش تلاقی ایده‌ها و خلاقیت است. مالکان و متصدیان پیشگام ابزارهای لازم برای ایجاد این فضای سحرآمیز را در اختیار مستأجران خود قرار می‌دهند.

انعطاف‌پذیری را گسترش دهید
مدل‌های جدید اجاره ملک در سال‌های اخیر تنها آغاز ماجرا هستند و انعطاف‌پذیری این مدل‌ها از این نیز بیشتر خواهد شد. مالکان و متصدیان نیز می‌توانند مانند شرکت‌های خرده‌فروشی عمل کنند و در ساختارهای اجاره ملک خود نوآوری به خرج دهند. اجاره‌دهندگان برای کمک به ایجاد یک محل کار ترکیبی سازگار با روش‌های جدید کاری باید در میزان و نوع فضا و زمان‌بندی شرایط و نیازمندی‌های خود در یک هفته یا ماه موردنظر تغییر ایجاد کنند. سازمان‌ها در حال آزمایش کردن مدل‌های جدیدی هستند و با شناخت هویت‌های سازمانی خود پس از دوران کرونا، به دنبال فضایی خواهند بود که موجب گسترش یافتن و تکامل تصویر جدید خود شود. مدل‌های کاری که در گذشته خوشایند بودن آن‌ها صرفاً به عوامل همکاری نسبت داده می‌شد، احتمالاً رایج‌تر می‌شوند و مستقیماً توسط مالکان و متصدیانی اجرا می‌شوند که با مستأجران خود همکاری می‌کنند.

در انتخاب مستأجر دقت کنید
همه مستأجران دفاتر تجاری مانند یکدیگر خلق نشده‌اند. مالکان و متصدیان باید به مستأجران متفاوت خود توجه کنند و اهمیت فضای فیزیکی را برای مدل‌های کسب‌وکار و روش‌های کاری آن‌ها در نظر بگیرند. مالکان و متصدیانی که ملک خود را متفکرانه و با در نظر گرفتن این نکات اجاره می‌دهند، مستأجرانی خواهند داشت که برای پشتیبانی از کسب‌وکار خود در سال‌های آینده، به تمدید قرارداد اجاره تمایل دارند. انواع صنایع، شغل‌ها و شرکت‌ها به روش‌های متفاوتی خود را با مدل کار ترکیبی سازگار می‌کنند. مالکان برای اطمینان یافتن از عملکرد خود در بلندمدت و پایدار بودن سطح اجاره ملک، باید نبض مستأجران را به دست بگیرند تا بدانند در ذهن آن‌ها چه می‌گذرد و کارمندان آن‌ها در دفتر چه کاری می‌کنند (مثلاً وظایف مشارکتی که به کار حضوری احتیاج دارد یا تماس‌های فروش که از منزل نیز قابل انجام است). همان‌طور که فضاهای چندکاربردی می‌توانند خطر دارایی‌های مستغلات را کاهش دهند، داشتن مستأجرانی از انواع گوناگون نیز می‌تواند اجاره بلندمدت ملک را برای مالکان و متصدیان تضمین کند.

درباره عملکردها تجدیدنظر کنید
در طول دوران قرنطینه در زمان اوج کرونا، مالکان و متصدیان مجبور بودند روش‌های کاری جدیدی را برای خدمت‌رسانی به ساختمان‌های خود ایجاد کنند. با دیجیتالی‌سازی صحیح در مواردی نظیر اجاره دادن تا مدیریت ملک و تجربه مستأجران، می‌توان نحوه عملکرد روزانه شرکت‌ها را ترکیبی کرد. مالکان و متصدیان برای بهبود تجربه مستأجران، رسیدن به بهره‌روی و ارتقای کارآیی و تجربه کارکنان خود، باید به استقبال این مدل‌های عملیاتی جدید بروند و خود را با آن‌ها سازگار کنند. به عنوان مثال شاید برخی از خدمات مدیریت ملک به جای این که توسط کارکنان در یک ساختمان ارائه شوند، بتوانند با استفاده از تکنولوژی برای چندین ساختمان اجرا شوند. بازیگران پیشگام در این عرصه از شرایط کنونی برای سنجیدن و نصب تکنولوژی‌های جدیدی استفاده می‌کنند که عملیات را بهینه می‌سازد، از مصرف انرژی گرفته تا کارگزینی پیش‌نگرانه و نگهداری از ملک. بسیاری از مستأجران هنوز به دفاتر کاری بازنگشته‌اند، بنابراین مالکان و متصدیان در حال سنجیدن پیکربندی‌های تازه‌ای برای تیم‌های خود و تکنولوژی‌های جدید هستند. نتایج این سنجش‌ها بسیار ارزشمند خواهد بود و در ماه‌های آینده مالکان و متصدیان را یک گام از همتایان خود جلوتر خواهد برد.
 

افراد دارای مهارت در این زمینه

در صورتی که در این زمینه تخصص یا مهارتی دارید، پس از ثبت نام در سایت و تکمیل فرم مشخصات شخصی ، پروفایل خود را به لیست زیر اضافه نمایید .