سه قدم برای کاهش ریسک در مدیریت اسناد پروژه ها

Three Steps to Reduce Document Management Risk

12 فروردین 1401 | رامتین عربعامری

سه قدم برای کاهش ریسک در مدیریت اسناد پروژه ها

 

سه مرحله برای کاهش ریسک مدیریت اسناد

تضمین این که یک تیم ساخت ‌و ساز با جدیدترین و بروزترین اطلاعات کار می‌کند امری ضروری برای موفقیت آن تیم است . اما این کار آسانی نیست . جریان کار مدیریت اسناد اغلب به خاطر فرآیندهای اداری دستی و سیستم‌های نامناسب , نامربوط و پراکنده هستند . در نتیجه , مدیریت ضعیف اسناد می‌تواند منجر به تاخیرات زمانی , مشکلات کیفیت محصول , دوباره‌ کاری , ضرر هزینه ای و اختلافات حقوقی شود .

چالش های مدیریت اسناد

اگرچه ممکن است هنوز قفسه‌های پر شده با اسناد موجود در بسیاری از دفاتر وجود داشته باشد , برای تیم‌های مرتبط با پروژه بسیار رایج است که از سیستم‌های مدیریت اسناد خودکار استفاده کنند .

در هر حال،بخش طراحی، مهندسی و تیم‌های پیمان‌کار اغلب از سیستم‌های مختلفی برای مدیریت سندسازی پروژه استفاده می‌کنند . هدف هر کدام از این تیمها کمی با هم متفاوت است اما تیم های پروژه که از دو یا چند سیستم مدیریت اسناد جداگانه استفاده و نگهداری میکنند، ممکن است با مشکلات متعددی مواجه شوند  . این گونه سیستم‌ها به راحتی می‌توانند مانع از بهنگام سازی و تبادل اطلاعات با یکدیگر شوند  و نیز باعث سردرگمی ‌شوند که در این اسناد و مدارک ،کدام سند درست است . به علاوه , تاخیرات زمانی و خطای انسانی مرتبط با ورود داده‌های دستی و آپلود کردن پرونده ها  بین سیستم‌ها به این مشکل اضافه نماید . 

مدیریت صحیح و کنترل اسناد برای این است که اطمینان حاصل شود هر تیم  در پروژه از مجموعه صحیح اسناد استفاده و اطلاعات را به موقع و درست دریافت مینماید . بروز رسانی و ثبت مشکلات کار انجام شده توسط تیم پیمانکار ممکن است که باعث دوباره کاری انجام آن کارشود و به رفع نقص آن عملیات بیانجامد و یا ممکن است پیمانکارانی که از یک نسخه قدیمی و تایید نشده و یا بروز نشده یک سند استفاده می‌کنند ، باعث ایجاد عواقب وخیم و هزینه بر،  برای پروژه  داشته باشند .

 

خطرات مرتبط با مدیریت نادرست اسناد

مدیریت اسناد و کنترل کردن فعالیت ها اغلب همراه با خطر و ریسک می باشد.

اسناد سوابق ثبت شده باید حالت نهایی و تایید شده یک دستور کار یا طراحی یا فعالیت های انجام شده باشد.

ولی وقتی که دو یا چند سیستم درحال ذخیره و حفظ اطلاعات پروژه می باشند این مسئله پیش می آید که " کدام اسناد و مدارک واقعی و بروز شده و صحیح می باشند " .

حتی زمانی که تیم‌ها برای هماهنگ کردن سیستم‌ها تلاش می‌کنند ، نتیجه گیری مناسب و اعتماد کامل به نتایج  با فرایندهای مدیریت دستی برای انتقال ، آپلود و بارگیری فایل‌های بین سیستم‌ها بوجود نخواهد آمد و احتمال خطا در ثبت و بروزرسانی این اطلاعات بسیار زیاد است  . علاوه بر این ، فرآیندهای دستی می‌توانند باعث تاخیر در ارائه اطلاعات به تیمهای درگیر شود که این عامل خود باعث ایجاد ریسک دیگری می شود .

همچنین برای مشکلات پیش آمده و گاهی اوقات دعاوی حقوقی که پس از تکمیل پروژه مطرح می‌شود ، بدون داشتن یک آرشیو جامع و اسناد نگهداری شده , شرکت‌ها در معرض خطر بیشتری برای اثبات کارهای انجام شده و یا اثبات ادعای خود قرار خواهند گرفت . 

اقداماتی برای کم کردن ریسک در مدیریت اسناد

ریسک ذخیره اطلاعات و مدیریت اسناد را می‌توان با استفاده ازمقوله مدیریت اسناد سازمانی کاهش داد . این مستلزم ایجاد یک استراتژی گسترده و مجموعه‌ای از پروتکل‌هایی است برای آنکه مشخص شود هر سند در کجا ذخیره و نگهداری میشود، چه کسی مسئول حفظ  و نگهداری آنهاست ، چه کسی به آنها دسترسی دارد و از آنها مراقبت مینماید .

1 - مشخص کردن روشی که اطلاعات ذخیره و  به اشتراک گذاشته می‌شوند،نقطه شروع کار است .

 این بدان معنا نیست که همه باید ازهمان سیستم استفاده کنند . یک تفاوت اساسی در این جمله وجود دارد . یک فرآیند متمرکز برای به اشتراک گذاری اطلاعات , باید بسیار شفاف و واضح باشد . همچنین کاهش نقل و انتقالات و جابجایی اسناد و  کاهش تعداد مراحل دستی کار ،  باعث کاهش خطا و صرفه‌جویی در زمان می‌شود.

 مشخص کردن روشی که اطلاعات ذخیره و  به اشتراک گذاشته می‌شوند،نقطه شروع کار است .

2 - به دنبال راه هایی برای کنترل خودکار اسناد خود باشید.

برای مثال اسناد میتوانید به صورت خودکار با سیستم هایی مثل  Auto desk revit  و با استفاده از ثبت سوابق اسناد همه اطلاعات  را به روز نگه دارید . سیستم مکانیزه در ثبت اطلاعات جریان کار در سیستم‌های مدیریت اسناد مختلف می‌تواند وظایف اجرایی دستی را کاهش دهد که خود ، باعث تسریع در گرفتن اطلاعات و اعلام به موقع آن با تیمهای مرتبط می‌شود . اتصال Newforma برای Autodesk Revit ، به اشتراک گذاشتن برگه های تولید شده از Autodesk Revit را ممکن می‌سازد تا بتوان به برنامه‌های موبایل Newforma تبدیل و سپس دانلود شود تا تیم‌های عملیاتی و میدانی به جدیدترین نسخه این اطلاعات از دستگاههای آیپد یا آیفون خود دسترسی داشته باشند .

به دنبال راه هایی برای کنترل خودکار اسناد خود باشید.

3 - تمام تاریخچه صدور و بازبینی اسناد را ضبط کنید.

 سیستم‌های مدیریت و کنترل خودکار اسناد می‌توانند دردسرهای ردیابی تاریخچه صدور و بازبینی را از بین ببرند .علاوه بر این در صورتی که چند ماه یا سال بعد سؤالاتی مطرح شود باید مکاتبات مرتبط از جمله ایمیل و نظراتی که سوابق کاملی از پروژه ارائه می دهند را نیز در آرشیو پروژه ثبت گردد . داشتن دسترسی آسان به آرشیو کامل اطلاعات پروژه برای مدیریت ریسک ، موثر و  ضروری است .

تمام تاریخچه صدور و بازبینی اسناد را ضبط کنید.

مطالب مرتبط

17 روش جهت کاهش هزینه های ساخت Ways To Reduce Construction Cost
مدیریت ریسک ساختConstruction Risk Management
10 اشتباه که میبایست حین ساخت سازه های سبز از آنها اجتناب کرد10 Mistakes To Avoid In Green Construction
انواع نخاله های ساختمانیTypes Of Construction Waste
6 گام جهت حصول اطمینان از کیفیت خانه نوسازSteps To Check The Construction Quality Of Your New Home 6
تجسم و طراحی  مجدد زندگی اداری و کاری پس از کروناReimagining the office and work life after COVID19
هزینه چرخه عمر: طبقه بندی، تکنیک ها و کاربردLife Cycle Cost Category  Costing Technique and Application
دفترهای کاری کوچک باید از میان برداشته شوند. محل کار باید جایی سحرآمیز باشد.The workplace will never be the same
برنامه های مدیریت زمان: هدف، مزایا و معایبTime Management Programs Objective Advantages and Disadvantages
چگونه عملکرد و کارایی انبار را بهبود ببخشیمHow to Improve Warehouse Operations and Efficiency
استارت آپ  Alice ، تحولی بزرگ در نرم افزارهای مدیریت و کنترل  پروژهConstruction design platform Alice Technologies bags fresh capital to expand
عوامل موثر بر هزینه ساخت و ساز یک پروژهFactors Affecting Construction Cost of a Project
پنج نرم افزار دیجیتال برای یک پروژه ساخت و ساز موفقFive Digital Software Tools for a Successful Construction Project

نظر دهيد

نظر شما با موفقیت ثبت شد و پس از تائید منتشر میشود .