برنامه های مدیریت زمان: هدف، مزایا و معایب

06 خرداد 1401 | مهندس زهرا راستین

مدیریت زمان سازماندهی و اجرای استراتژی مربوط به زمان مورد نیاز برای فعالیت های مختلف در یک پروژه است. هیچ جنبه ای از کار، خواه کار فرد، دیگران، پروژه یا فرآیند، قابل کنترل نیست مگر اینکه برنامه ریزی شده باشد. تعیین تمایز بین اصطلاحات مختلف مرتبط با مدیریت زمان می تواند کمک کننده باشد.

   طرح ریزی

    بررسی تمام حقایق مربوط به یک پروژه و توسعه یک مسیر عملی برای دستیابی به اهداف تعیین شده در زمان مجاز یا با منابع موجود.

   برنامه‌ریزی

    تنظیم برنامه در یک مقیاس زمانی به طوری که بتوان آن را به راحتی به همه افراد درگیر مخابره کرد. 

    کنترل

     بررسی طرح و یا برنامه در فواصل زمانی منظم برای اندازه گیری دستاورد واقعی در برابر دستاوردهای برنامه ریزی شده. این مقایسه به مدیریت منتقل می شود تا در مورد برنامه و منابع استفاده شده اقدام کند.

    ترکیب اهداف و زمان امکان تحقق مفهوم مدرن کنترل را فراهم می کند. این مفهوم مبتنی بر اصول صحیح برنامه ریزی عملی و آینده نگری برای تولید ابزار واقعی اندازه گیری پیشرفت کار در برابر استانداردهای خروجی از پیش تعیین شده است. 

     اگر منابع صرفاً به عنوان نیروی کار، تجهیزات، مواد و پول بیان شوند، عامل مشترک ارتباط دهنده استفاده مؤثر یا اقتصادی از آنها زمان است. هرکدام از این منابع یک هزینه واحد  پایه دارند (نرخ ساعتی، نرخ بهره، نرخ کرایه) به طوری که جدا از هزینه مواد، می توان آن را ثابت فرض کرد، هزینه کلی با استفاده از هر منبع برای مدت طولانی تر با سرعت بیشتری افزایش می یابد. بنابراین، برنامه ریزی برای اعمال "کنترل" ضروری است و اگر بخواهیم کنترل زمان و هزینه به طورموثر حفظ شود، برنامه ریزی ضروری است.

    اهداف برنامه های مدیریت زمان

       اهداف برنامه های مدیریت زمان عبارت اند از:

1. کمک به تصمیم گیری در خصوص سریع ترین و اقتصادی ترین روش برای انجام کار مطابق با منابع موجود.
2. فراهم کردن کار مولد مستمر برای تمام نیروی کار و تجهیزات به کار گرفته شده و کاهش زمان غیرمولد به حداقل.
3. سازماندهی و کنترل کار با بررسی زودهنگام تمام جنبه های آن.
4. شناسایی و برطرف کردن مشکلات احتمالی و در نتیجه تضمین پیشرفت هموار و مستمر.
5. فراهم کردن اطلاعاتی دقیق از مقیاس زمانی استفاده از منابع به کار گرفته شده.
6. ارائه روش های پیشرفت و کنترل مناسب.
7. استفاده از داده‌های واقعی در تخمین و برنامه‌ریزی آینده.

    برنامه های مدیریت زمان

      برنامه های مدیریت زمان ابزاری بصری برای ترسیم توالی تعدادی از وظایف، پروژه ها یا فعالیت های مختلف در برابر زمان هستند. برای این طرح ریزی می توان از انواع برنامه ریزی زیر استفاده کرد.

    1. نمودار نواری

     نمودار نواری (نمودار گانت) یک برنامه پرکاربرد برای همه پروژه ها است. این نمودار به یک طرح رسمی نیاز دارد که در آن یک مقیاس زمانی (که به صورت افقی مشخص شده است) که معمولاً مربوط به یک تقویم است در مقابل لیست فعالیت هایی که به صورت  عمودی علامت گذاری شده اند در نظر گرفته می شود و به دنبال آن ستون هایی که دوره ها را در مقیاس زمانی نشان می دهند لحاظ می شود. خطوط افقی طول مدت و توالی هر فعالیت را ترسیم می کنند.

   در نمودار نشان داده شده در بالا، برای هر کسی قابل درک است که هر یک از پنج فعالیت باید با توجه به تاریخ های تقویم تا چه زمانی کامل شده باشند. همچنین، برای کسانی که در سازمان کار می کنند، مشکلات را  برجسته می کند. 

   مزایای نمودار نواری 

1. به دلیل کاربرد گسترده و سادگی ارائه، این فرمت شناخته شده ترین نوع نمودار است.
2. هر برنامه پیش نویسی را می توان به نمودار نواری تبدیل کرد.
3. این نمودار به وضوح رابطه بین دو یا چند فعالیت و همچنین رابطه بین فعالیت ها و الزامات خاص تقویم در زمان را نشان می دهد.
4. شروع و پایان هر فعالیت در رابطه با تقویم به راحتی نشان داده می شود.

   معایب نمودار نواری

1. نمودارهای نواری قادر به نمایش جزئیات انبوه فعالیت های مرتبط با یکدیگر نیستند.
2. هیچ نشانه ای وجود ندارد که یک فعالیت عقب مانده یا در شرف ایجاد اختلال در فعالیت دیگری است.
3. درجه بالایی از کنترل با این نمودارها فراهم نمی شود.
4. آنها ممکن است تصویری بسیار ساده ارائه دهند که می تواند گمراه کننده باشد.

  2. نمودار نواری پیوندی

    در این نوع نمودار، مزایای بصری نمودار میله ای حفظ می شوند، اما برای درک بهتر، تأکید بر وابستگی ها به نمودار اضافه می شود. این با پیوندهای عمودی بین تکمیل یک فعالیت و شروع فعالیت دیگر نشان داده می شود.

   نمودار بالا برنامه فعالیت ها رابا در نظر گرفتن وابستگی های مشخص شده نشان می دهد که با خطوط عمودی مشخص شده اند. این نمودار تاریخ های کلیدی را نشان می دهد به طوری که پروژه Y باید به موقع برای جابجایی اداری به پایان برسد، و به طور مشابه، برای  انجام J Bloggs، پروژه Z باید به موقع تمام شود. می توان متوجه شد که شروع پروژه X به زمان زودتری منتقل شده است، و پس از انتقال دفتر در 9 نوامبر شروع می شود، اگرچه قبلاً در 23 نوامبر شروع می شد.

    آنچه از نگاه کردن به نمودار پیوندی نامشخص است، میزان انعطاف پذیری زمانی است که فعالیت ها شروع شده و به پایان می رسند. تمام خطوط پیوند وابستگی را نشان می دهد که در آن یک فعالیت نمی تواند با  دیگری همپوشانی داشته باشد. بنابراین، مطمئن       نیستیم که آیا پروژه X می تواند در 9، 16، 23 یا حتی 30 نوامبر شروع شود، تنها می دانیم باید پس از پروژه Y انجام شود.

       مزایای نمودار نواری پیوندی

1. نمودار نواری پیوندی مزایای نمودار نواری در وضوح ارائه و سهولت درک را حفظ می کند.
2. محدودیت های منطقی برای ارائه یک نمایش واقعی تر از نیازهای هماهنگی پروژه نشان داده می شوند.
3. این نمودار نشان دهنده استقلال فعالیت ها یا تأثیر اجتناب ناپذیر یک تاخیر موضعی است.
4. تاکید بیشتر بر توالی اجازه می دهد تا این تکنیک برای پروژه های پیچیده تر استفاده شود.

       معایب نمودار نواری پیوندی

1. میزان پیوندهایی که می توان به وضوح نشان داد محدود است.
2. برای اطمینان از وضوح در پیوند دادن فعالیت ها، ممکن است نیاز به تغییر موقعیت نسبی فعالیت ها نسبت به ترتیب معمول آنها باشد.

  3. نمودار نواری حاصل از تجزیه و تحلیل شبکه

   تجزیه و تحلیل شبکه پروژه (PNA) رویکردی علمی تر برای زمان بندی است. در حالی که امکان استفاده از کاغذ گراف یا پینبرد برای ایجاد نمودارهای نواری و پیوندی وجود دارد، برنامه های تولید شده با تجزیه و تحلیل  شبکه نیاز به محاسبات دارند. 

   برنامه یا شبکه تولید شده بر رابطه منطقی بین فعالیت ها و ارجاع آنها به تکمیل پروژه متمرکز است. این شبکه تمام روابط بین فعالیت ها، وابستگی های آنها، زمان شناور (انعطاف پذیری در شروع یک فعالیت) و مدت  زمان آنها را نشان می دهد.

   نمودار بالا افزایش اطلاعات و در نتیجه کنترل حاصل از شبکه سازی برای تولید نمودارهای نواری را نشان می دهد. 

   بیایید فرض کنیم که J Bloggs برای نظارت بر حرکت دفتر مورد نیاز است و پروژه Z باید قبل از اکتبر تکمیل شود. ما یک توالی زمانی ثابت داریم که به موجب آن پروژه Z باید قبل از اینکه J Bloggs بتواند به  مرخصی برود، تکمیل شود، و J Bloggs به نوبه خود باید برای نظارت بر حرکت دفتر بازگردد. 

   علاوه بر این، پروژه P نمی تواند قبل از 30 نوامبر شروع شود و پروژه X باید قبل از شروع پروژه P تکمیل شود. پس از انجام پروژه Y و حرکت آفیس، توالی تمدید می شود. با فرض اینکه زمان‌های هر فعالیت ثابت  است، اکنون می‌توانیم مسیربحرانی و فعالیت های حیاتی را شناسایی کنیم.

   اینها به ترتیب پروژه Z ؛ J Bloggs؛ جابجایی دفتر؛ پروژه ی ایکس؛ و پروژه P هستند. دو فعالیت غیر بحرانی داریم. پروژه های N و Y انعطاف پذیر هستند - به عبارت دیگر، آنها زمان شناور در دسترس دارند. 

   در نمودار، پروژه N نشان داده شده است که می تواند در پنج هفته شروع شود، اگرچه فقط دو هفته طول می کشد. از آنجایی که به هیچ فعالیت دیگری وابسته نیست، می توانیم انتخاب کنیم که چه زمانی انجام شود.

   جداسازی فعالیت های حیاتی از فعالیت های غیر بحرانی به ما توانایی بیشتری برای کنترل آنها می دهد. با توجه به شکل 3، موارد زیر را می دانیم: 

1. تاریخ های هدف کلیدی که باید برآورده شوند، به عنوان مثال، تکمیل هر فعالیت حیاتی.
2. تاریخ های ثابت، به عنوان مثال، حرکت دفتر.
3. ابتدا منابع را به کجا هدایت کنیم – فعالیت های حیاتی.
4. در مرحله دوم منابع را به کجا هدایت کنیم - پروژه Y به عنوان پروژه با حداقل مقدار شناور.
5. در مرحله دوم منابع را به کجا هدایت کنیم - پروژه N به عنوان شناورترین پروژه.

     در نهایت، اگر هفت فعالیت نشان داده شده در نمودار با هم بخش هایی از یک پروژه کامل را تشکیل دهند، اکنون می دانیم که حداقل زمان برای تکمیل آن ها 12 هفته خواهد بود. با شروع این فعالیت ها در 28 سپتامبر آن ها  در 21 دسامبر در زمان کریسمس تکمیل می شوند.

    مزایای نمودار نواری حاصل از تجزیه و تحلیل شبکه

1. شناسایی مشکلات بالقوه با PNA آسانتر است و ممکن است اثرات احتمالی آنها مشخص شود.
2. فعالیت‌های حیاتی و مکان‌هایی که نیاز به نظارت متمرکز دارند، شناسایی می‌شوند.
3. PNA به ویژه برای هماهنگی و کنترل پروژه های پیچیده غیر تکراری مناسب است.
4. مفهوم "شناور" برای انعطاف پذیری در تخصیص منابع استفاده می شود.
5. PNA به صراحت زمان و توالی کار پیشنهاد شده را نشان می دهد.

    معایب نمودار نواری حاصل از تجزیه و تحلیل شبکه

1. در تهیه و تفسیر PNA تخصص لازم است. چنین تخصصی ممکن است همیشه فوراً در دسترس نباشد.
2. برنامه های پروژه های بزرگ ممکن است غیرقابل مدیریت باشند مگر اینکه به بخش های کوچکتر تقسیم شوند.
3. رابطه بین شروع فعالیت با تقویم به حد کافی نشان داده نمی شود.

افراد دارای مهارت در این زمینه

در صورتی که در این زمینه تخصص یا مهارتی دارید، پس از ثبت نام در سایت و تکمیل فرم مشخصات شخصی ، پروفایل خود را به لیست زیر اضافه نمایید .